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<p>オフィス移転は一大イベントです。だからこそ、失敗はしたくないもの。そこでオフィス移転に関わる総務・人事などのポジションにいる人たちが事前に準備しておく必要があることや、実際に動くにあたっての確認事項などを解説します。<br></p><h3 id="ha90a6b270a">オフィス移転の目的を明確にし、事前に共有して理解を得る</h3><p><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/09e18dc0cac14907b9fbf496c87be7f9/3f5c1bebbbfa43fa9df9bfb4389e4d03/02.jpeg?w=1200&amp;h=800" alt="" width="1200" height="800"><br><br>オフィスを移転する場合、物理的に移動することになるので、プラスになるところもあれば、マイナスになってしまうこともあります。単に床面積を増床したいという目的だけだったとしても、それに伴って例えば駅からの距離が少し遠くなってしまったり、公共交通機関の利用や乗り換えが不便になったり、ということが考えられます。<br><br>あまりデメリットのない移転も考えられますが、何を第一に考え、それに伴い多少目をつぶる必要があることなどを明確にしておく必要があります。以下はオフィス移転を実施する会社が主にその計画上で大切にしたいと考えている代表的なところです。企業にはたくさん社員が勤めているので、残念ながら彼ら全員が満足できる移転は現実的ではありません。<br><br>・働き方改革などを意識した生産性・業務効率の向上<br>・今後ないし現在で従業員が増えたことによる床面積不足の解消<br>・採用強化・企業ブランディング<br>・コロナ禍など状況に合わせた働きやすい環境づくり<br><br>会社は移転の目的を明確にして、「こういうメリットがある代わりに、こんなデメリットがある」ということを社員に説明し、一定の理解を得る必要があります。<br><br></p><h3 id="h0f5441d54e">オフィス移転時に必要なこと</h3><p><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/09e18dc0cac14907b9fbf496c87be7f9/0323ee5a78a1444eb1d84fb12c33d192/03.jpeg?w=1200&amp;h=675" alt="" width="1200" height="675"><br><br>オフィス移転にはさまざまな工程が必要です。大まかなところで下記がありますが、物件を探すなら不動産会社、デザイン・レイアウトなどは設計会社、施工については建設会社などと相談・打ち合わせが必要になります。その前に、それらの会社を選ぶという工程もあるでしょう。<br><br>・移転スケジュールの作成<br>・物件探し<br>・移転先のビルとの工事についての協議・確認<br>・内装工事（設計・施工する会社の選定からデザインの相談 etc.）<br>・什器や備品の整理や追加<br>・引越し作業依頼<br>・移転前のオフィスの原状回復工事の依頼<br><br>旧オフィス関連で必要なことや新オフィスに関連して必要になることもチェックが必要です。<br></p><h3 id="habd4256c3c">旧オフィス(現在入居中のオフィス)</h3><p><br></p><h4 id="hc206a1bee3">入居中のビルの解約手続き</h4><p>入居中のオフィスの解約手続きをどのように進めればよいのか、前もって確認しましょう。書面にて解約手続きを行う場合でも、事前にビル管理会社に電話ないし対面で伝えておくと手続きがスムーズかもしれません。<br><br></p><h4 id="h640c890aff">解約を申し出る時期</h4><p>解約意識の伝達は、賃貸契約書に記載された日数以前に申し出る必要があります。早めに動きたいところですが、原状回復工事や新オフィスの準備が間に合わないと、オフィスなしの状態になってしまう恐れもあるため、ある程度の猶予を考慮して慎重に判断してください。<br><br></p><h4 id="h332c5cf112">原状回復工事の実施者の確認</h4><p>原状回復工事は、オーナーや管理会社が指定する提携業者に依頼する場合と、入居者が選んだ業者で行う場合の2パターンがあります。前もって話を聞いておくか、解約を申し出る時に管理会社に確認しておきましょう。<br><br></p><h4 id="h229f23d68a">管理会社との原状回復工事の時期、内容、金額などの合意</h4><p>原状回復工事は、多くの場合、引越し日から引き渡し日までの間に行ないます。担当する業者に工事の期間や具体的な工事内容、金額について見積もりを出してもらいましょう。もしかすると管理会社と原状回復工事の内容についての見解に齟齬がある場合もあるため、どこまで行うのかを話し合っておきましょう。<br><br></p><h4 id="hc7e1aae097">返還費用がある場合の時期と金額の確認</h4><p>敷金が原状回復工事の費用を上回る場合や、変換される保証金などがある場合は、返金される時期と金額、返金方法なども確認しておきましょう。<br>&nbsp;<br></p><h3 id="haab888e619">新オフィス(移転先のオフィス)</h3><p><br></p><h4 id="hbd5624c013">新オフィスの契約</h4><p>内装工事にも時間がかかります。その期間も念頭に置いて、余裕をもった契約を結びましょう。<br><br></p><h4 id="h480cb6675d">オフィスレイアウトの決定</h4><p>内装工事や引っ越しの際のレイアウト指示のために、新オフィスのレイアウト図を作成する必要があるでしょう。<br><br></p><h3 id="ha0502efdb9">要検討 オフィス移転を一括で請け負う会社もある</h3><p><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/09e18dc0cac14907b9fbf496c87be7f9/18ca5d6020384035a7cf6aa98a0bb4d7/04.jpeg?w=1200&amp;h=800" alt="" width="1200" height="800"><br><br>これまで、オフィス移転にかかるさまざまなコストについて説明してきましたが、中には内装の設計・施工はもちろん物件探しなど、一括で引き受けている会社もあります。そうしたサービスに依頼をするということも１つの手段です。オフィス移転にはここに挙げたような直接的に関与する項目もあれば、それ以外の例えば印刷物やオンライン上のデータ変更、お客様への連絡など、移転してからもたくさんの労力がかかります。そうした負担を考えるのであれば、一括で任せられる会社に依頼して、移転自体にかけるリソースを減らすということも検討の余地は大いにあると言えます。<br><br></p><h3 id="ha214098e44">まとめ</h3><p><br>移転は簡単ではありません。せっかくの一大イベントですから失敗は避けたいところでしょう。全員から100点をもらうことは難しくても、及第点を多く得たり、赤点を出さない移転をすることが望ましいことは言うまでもありません。良い準備をして、移転に臨んでもらえればと思います。</p>

オフィス移転は一大イベントです。だからこそ、失敗はしたくないもの。そこでオフィス移転に関わる総務・人事などのポジションにいる人たちが事前に準備しておく必要があることや、実際に動くにあたっての確認事項などを解説します。

オフィス移転で失敗しないために会社が事前にやるべきこと、確認事項を解説

<p>オフィス移転をする理由の多くは、事業拡大や社員増加に伴う面積不足、またはその反対での経費削減でしょう。後者はある意味では将来を見据えたポジティブな動きとも言えるので、ここでは前者にフォーカスし、オフィス移転で余計なコストを発生させないために気をつけること、コツについて紹介していきます。<br><br></p><h3 id="h72408fa5d4">オフィスに「今必要なこと」だけでなく「将来必要になること」も見据えた物件選びを</h3><p><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/09e18dc0cac14907b9fbf496c87be7f9/cef49e6ec84a4652b35c917c6826e52b/02.jpeg?w=1200&amp;h=800" alt="" width="1200" height="800"><br><br>前述のように、床面積が足りないという会社にとっての直近の課題を解決したいという目的だけでは、オフィス移転が失敗してしまう可能性があります。中長期的な事業計画と照らし合わせて、今後の人員増加、テレワークの増減の可能性など、多角的に考える必要があります。<br><br>ここで計算違いが起きると、せっかくオフィスを移転したのに、すぐに新たな移転先を探さなければならなくなります。これはもはや追加工事以上のコストとなってしまうため、最も避けたいことです。ハイブリッドワークやテレワークの実施をしている企業であれば、目的によってオフィスを可変的に利用できるアジャイルオフィスを検討することも1つの手段となるでしょう。<br><br></p><h3 id="ha03fc9e465">物件の電気設備などのインフラも確認しておこう</h3><p><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/09e18dc0cac14907b9fbf496c87be7f9/3a1561066c814e41a896ce4c41c193db/03.jpeg?w=1200&amp;h=801" alt="" width="1200" height="801"><br>電気設備などのインフラは、物件によって異なります。必ずしも移転先の物件が、今いるオフィスと同等のスペックを持っているわけではないのです。そこを思い違いしていると、移転後に追加工事が発生することがあります。<br><br>事業内容にもよりますが、たとえばサーバーを多く抱える会社だったとしたら、電気容量が不足する可能性があります。サーバールームを設置する場合、サーバーの規模などによっては空調機能が適切ではない可能性も出てきます。以下に、そうした追加工事を依頼する際にも面倒な手順が必要な場合があることについても解説します。ほかに、ビルのルールなどによって、工事が夜間にしか行えない場合もあります。その場合も工事費が高くつくことが考えられます。<br><br></p><h3 id="he75c44d204">工事依頼はビル管理会社の指定業者に限られる場合も</h3><p>入居するビルによっては、ビル管理会社指定の工事業者にしか追加工事を発注できないというケース（B工事）もあります。この場合の工事費も入居する会社の負担となるのですが、管理会社を介しての発注となるため、通常の工事業者への依頼よりも費用が高くなることが多いようです。<br><br></p><h3 id="h8b285313b5">B工事</h3><p><br>入居する物件の専有スペースの一部で建物全体に影響を及ぼす可能性がある空調設備や防災設備、防水設備などに関わる工事。施工業者の指定はオーナーが行い、発注や費用負担は入居者が行うことになります。<br><br></p><h3 id="hdad0267295">C工事</h3><p><br>専有スペースの中でB工事に該当しない部分の工事。クロス、床、建具や家具の設置など躯体に影響しない内装工事です。こちらは工事業者の指定、発注、費用負担の全てを入居者が行うことになります。<br><br></p><h3 id="he93a059f6a">将来を見据えてアジャイルオフィスを用意しておく</h3><p><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/09e18dc0cac14907b9fbf496c87be7f9/cc889b5cb8a541338e208060c9a25018/04.jpeg" alt="" width="8640" height="5760"><br>昨今、業務効率を意識した働き方改革や健康経営など様々な観点からリフレッシュルームを設置したり、ライブラリーを設けたりしたオフィスが増えてきています。ただ、面積の問題もあって難しいという事情もあるでしょう。アジャイルオフィスとは、簡単に言えば「多目的スペース」なので、リフレッシュに使うこともできれば、レクリエーションを行ったりすることもできます。<br><br>企業を取り巻く環境は技術の進化だけでなく、昨今の感染症の流行など、様々な要素で変化を求められてしまうものです。そうした状況に直面したとき、内装のリフォームをする必要がないようにアジャイルオフィスにしておくことも将来的に有効かもしれません。<br><br></p><h3 id="h8aed379620">内装工事の仕上がりが不満で再工事が必要にならないような業者選びを</h3><p><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/09e18dc0cac14907b9fbf496c87be7f9/c22d5b4f239a44d1926db3d246c80473/05.jpeg" alt="" width="4243" height="2829"><br>内装工事業者はたくさんあり、技術力やデザイン・提案力などは、素人目にはわかりにくいものです。オフィスに特化した設計・施工を行っている会社を選ぶ方が安心につながると思いますが、実績などはホームページなどで確認することをお勧めします。マッチングサービスを利用するなど、比較検討する方が、より良い内装工事業者と出会える可能性は高まると思われます。必ずしも「安かろう、悪かろう」ではありませんが、著しく安い見積もりには、安くなるだけの理由がある可能性もあるので、入念な検討を行うべきでしょう。<br><br></p><h3 id="ha214098e44">まとめ</h3><p><br>今回は、立地的なブランド力や単に手狭さを解消したいというだけで物件を決めてしまうと、様々なリスクに晒される可能性があることを紹介してきました。追加工事だけで済めばまだよくて、仮に入居してすぐに移転先を探さなければならなくなったとしたら、こんなに悲しいことはありません。オフィス移転の際には会社の将来性、成長性を見越した物件選択をして、できることなら追加工事が必要のない移転を実現してもらいたいものです。</p>

オフィス移転をする理由の多くは、事業拡大や社員増加に伴う面積不足、またはその反対での経費削減でしょう。後者はある意味では将来を見据えたポジティブな動きとも言えるので、ここでは前者にフォーカスし、オフィス移転で余計なコストを発生させないために気をつけること、コツについて紹介していきます。

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オフィス移転で失敗しないために会社が事前にやるべきこと、確認事項を解説

オフィスの物件選びで失敗すると追加工事が発生することも! 余計な追加コストなしで移転するポイントとは?