従来の会議室を現代のハイブリッドオフィスに適応させるためのデザインアイデアを紹介し、対面およびリモート会議の両方に対応できるようにするための6つのヒントを株式会社SPACE PRODUCEが解説します。
なぜモダンな会議室が必要なのか
時代は変わりました。業種にもよりますが、多くの従業員が週に一度は在宅勤務を行い、完全に在宅勤務をしている人も増えています。これだけ多くの人々が在宅勤務をしており、多くの従業員がハイブリッド勤務体制を支持しているため、会議室の在り方も見直す必要があります。
ハイブリッドミーティングとは、一部の従業員がオフィスに出勤し、他の従業員がオンラインで参加する会議のことです。モダンな会議室は、その使用目的に合わせたデザインが必要です。例えば、トレーニングルームやビデオ会議室にはインタラクティブホワイトボードや教室風のデスク配置を取り入れると効果的です。また、チームルームには、平等性と協力を促進するためにU字型のテーブルや円卓を配置することが考えられます。この記事では、モダンな会議室を作るための6つのヒントをご紹介します。
1. 音響を考慮する
オフィスでの会議とリモート会議が同時に行われる場合、全員が問題なく参加できるように、カメラやスピーカー、マイクの配置を工夫する必要があります。また、少人数で行う会議用の小さなスペースでは、外の音が入らないように防音対策をしましょう。
音を吸収するパネルの見た目が気になる場合は、エコフレンドリーな植物の壁やデザイン性のある音響パネルを試してみてください。植物の壁は見た目にも美しく、騒音を軽減する効果もあります。音響パネルは、会社のブランドカラーに合わせてカスタマイズすることも可能です。
2. 柔軟でモジュール式のインクルーシブな家具を使用する
大きな会議テーブルや会議室は見た目には素晴らしいですが、頻繁に使用しない場合は実用的ではありません。柔軟なオフィスレイアウトとモジュール式の家具を取り入れることで、スペースを最大限に活用できます。壁の仕切りを使用して、スペースを2つの小さな会議室に分けることもできます。
家具については、モジュール式の二人掛けテーブルを使用して、一つの大きな12人掛けの会議テーブルを形成することができます。長時間の会議でも従業員の生産性を向上させるために、エルゴノミクスに配慮した家具を選ぶことも重要です。また、スタンディングデスクは、車椅子使用者にとっても便利で、デスクの高さを調整することで使いやすくなります。
3. シンプルな白い壁よりもカラフルなテーマの部屋を選ぶ
無機質な白い壁と厳しい照明は、人々を歓迎することも、創造力を刺激することもありません。適切なアート作品や装飾を選んで空間をエネルギッシュにするか、特定のテーマに基づいて会議室をデザインすることで、この問題を簡単に解決できます。
会議室のテーマを選び、そのテーマに基づいて部屋をデザインすることも、会議室をより魅力的にする方法です。従業員と一緒に会議室の名前を考えることで、彼らの興奮を引き出し、全員が気に入る会議室を確保できます。例えば、「企業のブランド名やサービス名」といった名前は、「会議室1」といったその無機質なネーミングよりも創造性を促進します。
4. スマート会議室への投資
リモートで働く人が増える中、雇用者はリモート社員の参加意欲を維持するために工夫が必要です。視覚的なサポートがない会議は退屈になりがちですが、スマート会議室を導入することで、参加者が重要な話題を視覚的に共有しやすくなります。
最新のビデオ会議技術やインタラクティブホワイトボードを備えたスマート会議室は、全員が参加しやすく、協力的な会議を実現します。以下のようなツールや設備を追加することで、リモートやオフィスで働く従業員が会議に積極的に参加できるようになります。
•インタラクティブホワイトボード
•会議用電話
•ウェブカメラ
•マイクロフォン
•ケーブル整理用アクセサリ
•会議室の案内表示やディレクトリ
•お客様や訪問者が会議室を見つけやすくするためのサイン
スマート会議室は、これらの設備を活用して、全ての参加者が効果的にコミュニケーションを取れるように設計します。
5. 簡単に予約できるようにする
どれだけ会議室を改善しても、従業員が会議室を利用できなければ意味がありません。会議室の予約ソフトウェアを導入することで、従業員が簡単に会議室を見つけて予約できるようにしましょう。
6. 適切なサイズにする
会議室のサイズは、参加者全員が快適に過ごせるようにするために重要です。以下は、モダンな会議室を作る際の大きさの一例です。
•1～2人：2.5～5平方メートル
•3～6人：10～15平方メートル
•7～9人：15～20平方メートル
•10～20人以上：30～50平方メートル以上
小規模な打ち合わせや1対1のミーティングには、小さな会議室が適しています。一方、大規模なプレゼンテーションや部署全体の会議には、より広いスペースが必要です。
会議室の使用頻度や実際の利用状況を確認し、必要に応じて最適なサイズとレイアウトを決定することが大切です。これにより、スペースの無駄を減らし、従業員が快適に利用できる会議室を作ることができます。
まとめ
多くのオフィス会議室は、いくつかの改善を加えることで大きく変わります。モジュール式のレイアウトや家具、ハイブリッドワーク対応のテクノロジー、アートなどのアクセントを取り入れることで、会議室をより現代的で機能的にすることができます。企業がハイブリッド勤務体制に移行する中で、会議室も新しい働き方に合わせてアップデートする時が来ています。
会議室をモダンにすることで、従業員の生産性とエンゲージメントが向上し、企業全体の成功につながるでしょう。