オフィス移転・改装は、企業の成長や発展に欠かせない経営戦略の一つです。しかし、オフィス移転・改装には多くのコストや手間がかかるため、経営者としては慎重に検討する必要があります。
そこで本記事では、オフィス移転・改装を成功させるための3つのポイントと、成功させるためのチェックリストと、費用やスケジュール、トラブル対策を株式会社SPACE PRODUCEが紹介します。経営者の皆様は、ぜひ参考にしてください。
1.オフィス移転・改装の目的や目標を明確にする
オフィス移転・改装の目的や目標を明確にすることで、計画や設計をスムーズに進めることができます。具体的には、以下の項目を検討します。
移転・改装の目的
移転・改装の目標
移転・改装の予算
移転・改装のスケジュール
ポイント：
オフィス移転・改装の目的は、以下の3つに大別されます。
事業拡大や移転に伴うニーズ
働き方改革の推進
ブランディングやイメージアップ
目的を明確にすることで、移転・改装の方向性が定まり、効果的な施策を実施することができます。
また、目標を明確にすることで、移転・改装によって何を達成したいのかを明確にすることができます。目標を達成するためには、予算やスケジュールなども合わせて検討する必要があります。
チェックリスト：
オフィス移転・改装の目的や目標を明確にするために、以下の項目をチェックしましょう。
事業拡大や移転に伴うニーズがあるか
働き方改革を推進する必要があるか
ブランディングやイメージアップを図りたいか
2.現状を把握する
現在のオフィスの広さや設備、働き方や業務内容を把握し、改善すべき点を洗い出します。また、社員の意見や要望を集めることも重要です。
ポイント：
現状を把握することで、オフィス移転・改装によって何を改善したいのかを明確にすることができます。
具体的には、以下の項目を調査します。
オフィスの広さや設備
働き方や業務内容
社員の意見や要望
社員の意見や要望を集めることで、社員が働きやすいオフィス環境を実現することができます。
チェックリスト：
オフィス移転・改装で現状を把握するために、以下の項目をチェックしましょう。
オフィスの広さや設備は十分か
働き方や業務内容に課題はないか
社員の意見や要望はないか
3.専門家に相談する
オフィス移転・改装は専門的な知識やノウハウが必要な作業です。設計士やインテリアデザイナーなどの専門家と協力し、効率的かつ効果的な改装を目指しましょう。
ポイント：
オフィス移転・改装の専門家は、豊富な経験と知識を活かして、経営者の意図を実現する最適なプランを提案することができます。
また、専門家は、オフィスのデザインや施工だけでなく、オフィスの働きやすさや生産性向上など、経営的な視点からもサポートすることができます。
チェックリスト：
オフィス移転・改装で専門家に相談する際に、以下の項目をチェックしましょう。
オフィス移転・改装の経験や実績は十分か
経営者の意図を理解し、実現できるか
オフィスの働きやすさや生産性向上を重視しているか
4.費用やスケジュール、トラブル対策
オフィス移転・改装は、多くのコストや手間がかかるため、費用やスケジュールを事前にしっかりと検討しておくことが大切です。また、トラブルを未然に防ぐための対策も必要です。
費用を抑える方法
自社で施工する
自社で施工することで、専門業者に依頼するよりも費用を抑えることができます。ただし、専門的な知識やノウハウが必要なため、無理のない範囲で行うようにしましょう。
オフィスのレイアウトや設備を工夫する
オフィスのレイアウトや設備を工夫することで、費用を抑えることができます。例えば、フリーアドレス制を導入することで、オフィスのスペースを有効活用することができます。また、中古のオフィス家具を活用するのも一つの方法です。
複数の業者から見積もりを取る
複数の業者から見積もりを取ることで、相見積もりを行い、費用を抑えることができます。また、見積もりの際には、内容や条件をよく確認するようにしましょう。
スケジュール管理のポイント
オフィス移転・改装は、計画的に進めることが大切です。以下のポイントを押さえて、スケジュール管理を行いましょう。
早めに計画を立てる
オフィス移転・改装には、多くの手続きや準備が必要です。そのため、早めに計画を立てて、余裕を持って進めるようにしましょう。
スケジュールを明確にする
移転・改装のスケジュールを明確にすることで、作業の遅延やミスを防ぐことができます。また、スケジュールは、関係者全員で共有するようにしましょう。
イレギュラーな事態に備える
移転・改装は、予期せぬトラブルが発生する可能性もあります。そのため、イレギュラーな事態に備えて、スケジュールに余裕を持たせるようにしましょう。
トラブル対策
オフィス移転・改装は、多くの工程が関わるため、トラブルが発生する可能性があります。以下のポイントを押さえて、トラブルを防ぐようにしましょう。
専門家に相談する
オフィス移転・改装の専門家に相談することで、トラブルを未然に防ぐことができます。また、専門家は、解決策を提案することも可能です。
契約書をよく確認する
契約書をよく確認することで、トラブルを未然に防ぐことができます。契約書には、費用や納期、保証などの内容が記載されています。そのため、契約書に記載されている内容をよく理解した上で、契約するようにしましょう。
コミュニケーションを密に行う
関係者全員でコミュニケーションを密に行うことで、トラブルを未然に防ぐことができます。また、コミュニケーションを密にすることで、作業の効率化にもつながります。
まとめ
オフィス移転・改装は、経営者の決断と実行によって、企業の成長や発展に大きく貢献することができます。しかし、オフィス移転・改装には多くのコストや手間がかかるため、慎重に検討する必要があります。
本記事で紹介した3つのポイントとチェックリストと、費用やスケジュール、トラブル対策を押さえて、オフィス移転・改装を成功させ、企業の成長につなげましょう。