オフィス内外を問わず、従業員が自由に働く場所や時間を自身で選択できる働き方の仕組み「ABW」。その考え方自体は元々存在していましたが、今般のコロナ禍において広く知られるようになりました。ここでは従来のABWのメリットとコロナ禍でより有用なメリットを解説します。
そもそもABWとは
ABWは「Activity Based Working（アクティビティ・ベースド・ワーキング）」の頭文字をとって作られた言葉です。一言で言えば、「場所」と「時間」を自由に選択できる働き方となります。それはオフィス内に限定されず、フリーアドレスやフレックスタイム制などの機能や制度も含まれています。オランダでスタートしたワークスタイルと言われており、テック系の大手企業などを中心に、日本でも浸透してきていました。
従業員は自由な働き方が選択でき、例えば「プライベートと仕事の両立」がしやすかったり「通勤時間」を短縮できたりといったメリットがあります。会社にとってもコストの削減という、目に見えたメリットがあります。従業員の仕事内容によっては、「出社して、自分のデスクに座って仕事をする」ことが必須ではなかったりもするわけですから、面積が必ずしも従業員の人数分必要ということでは無くなります。
コロナ禍で変わった常識とABWの促進
新型コロナウイルスの蔓延により、世界的に人々の接触が問題視されるようになりました。しかし、企業活動を止めるわけにはいきません。そこで様々なテクノロジーの力を利用して、その難題を乗り越えることが一般化しました。代表的なところがオンラインでのミーティングやペーパーレス化の流れです。今では社内外問わず、当たり前のように行われています。
一方で、オフィスで仕事をした方がいい部署、ないしは一部、そうした業務があることも明らかになりました。また、個人の需要として、オフィスで働きたいという希望を持っている従業員もいるでしょう。そうした働き方の多様化に対応できてこそ、従業員の生産性は向上すると同時に、従業員エンゲージメントも高まるというものです。では、ABWでどのようなメリットが得られるのでしょうか。以下に見ていきましょう。
ABWで得られるメリット
個々の生産性の向上
従業員の業務内容はもちろん、生活環境、仕事への考え方、体調、得意不得など、人の数だけ「働きやすい働き方」は異なります。働きやすければ、生産性や作業効率が良いのは当然の結果です。
【具体例】フレックスタイム、フリーアドレス、Wifi、個室スペース、集中ブース(半個室)、防音スペース、マグネットスペース、フリースペース、カフェ・ラウンジ、サテライトオフィスなど
様々なコストの削減
社員全員が出社するという状況がないのであれば、床面積はもちろん、デスクなどの什器を減らすことができます。賃料や様々なリース料、交通費の削減もできます。
【効果】
・各業界の中心的なエリアでのオフィスを構えやすい
・抑えられたコストを別の設備投資などに回せる
セレンディピティ、イノベーションの起こり
カフェスペース、フリースペースなど、部署やチームの垣根を超えて、気軽に集まれる空間などが存在することで、凝り固まったアイデアとは別の意見などをもらえたり、全く異なる形で進行していた事業のコラボレーションの機会などが生まれたり、偶発的発展が期待できる。
【効果】
・テレワークになってから生まれにくかったアイデアが飛び出す
・ブレーンストーミングのような気軽な会話がしやすいことで、アイデアが煮詰まらない
ワークライフバランスの最適化
従業員の生活環境や仕事の取り組み方は、十人十色で異なり、通勤に2時間かかる人、共働きで小さい子供がいる人、終業後の時間を大切にしている人など、様々な考え方があります。働き方が自由になることで、これまで犠牲にしていたものを犠牲にせずに済んだり、できることが増えたりと、QOLの向上に繋げられます。
採用強化・人材流出の阻止
既出の各メリットを満たせていれば、自然と従業員エンゲージメントも高まることが予想され、そうした環境で働きたいという人材も増えてきます。また、会社と社員が目指す成長の方向性に隔たりがなければ、優秀な人材が出て行ってしまうケースも減少させられるようになります。
ABWの注意点
ABWを導入すれば、すぐに生産性が向上すると確約される訳ではありません。特に労務管理はしっかりと行う必要があります。勤怠管理や人事評価などの労務管理が難しくなることが予想されます。そのあたりの制度設計は、入念に行ってから実施するべきでしょう。
ABWに対応するオフィスにあると嬉しい機能
「フリースペース」
社内交流がしやすくなります。簡単な打ち合わせをしたいけど、会議室を予約して行うほどではないような簡易ミーティングを行う場合などにも良い。気分を変えて、普段と異なるデスクで仕事をしたりすることもできる。ホワイトボードなど、理解を深めるために使用するアイテムなどがあるとなおよし
「カフェスペース」
文字通りカフェのような洒落た空間。リラックスやリフレッシュ効果を狙って作ることが多いですが、ランチスペースや休憩スペースとは異なり、その空間で仕事をしたり、ミーティングすることもできます。街中のカフェでノートPCを広げて働く人たち多さを考えれば、需要があることは間違いありません。
「個室ブース」
仕事の中には、作業的な要素が強く、一人で黙々とこなしたいようなものもあります。そういう時には、周囲の会話がノイズになったりするものです。そうした雑音に振り回されることなく働ける環境があると、生産性は高まります。また、コロナ禍で増えたオンラインミーティングなどでも、個室があると重宝するでしょう。
「社員食堂」
コロナ禍によって、より存在意義が薄れてしまった社員食堂。しかし、企業としては優秀な社員には体を害すことなく、長く働いてほしいものです。健康経営という観点で見れば、まだまだ社員食堂を設置するメリットはあるでしょう。また、コロナ禍だからこそ、お昼を外で取らずに済ませられるなら、感染リスクは減らせそうなものです。
「キッズルーム」
共働き家庭の従業員にとっては、保育園などの子供のお迎えなどで早めに終業せねばならなかったりという事情もあります。あると喜ばれる空間です。
まとめ
要するに、これからは従業員が「働きやすい」と感じられる環境で働けることが生産性や作業効率の高まりにつながるということです。そのためのキーワードの1つがABW。その中で、オフィスが果たせる役割も少なくありません。「自分がやりたい仕事を、やりやすくしてくれている」「自分ができることを、より効率化させてくれている」、このように思ってもらえるオフィス環境を目指したいものです。