コロナ禍を経験した社会の中で、働き方は確実に変化してきました。代表的なところでは、会社員にとってオフィスは、必ずしも毎日行かなければならない場所ではなくなったということが挙げられます。そんな中で、あえて移転をする「攻め」がもたらすメリットと、リスクとして考えられるデメリットについて解説します。
オフィス移転は現在抱えている課題を解決するチャンス
基本的にオフィス移転は、実施する会社が何らかの理由のもとに行われるものです。会社によっては人員増加に伴う面積の問題かもしれませんし、ブランディングが高まるエリアへの移転かもしれませんし、もしくは賃料を抑えるためかもしれません。なんらかのメリットを享受できないのであれば、実施する意味はないものです。
しかし、それらの改善したいポイントを第一目標としすぎて、それ以外のところを軽視してしまうと失敗に終わってしまう可能性もあります。だからこそ、オフィス移転は計画的に実施したいものです。以下に、どんなメリットとデメリットが考えられるかを紹介します。
オフィス移転のメリット
働く環境変化によるモチベーションの向上
ワークスペースの狭さやそれに伴う、騒音、集中力低下などを感じていた社員なら、もし自分の働くスペースが広くなった、ないし、フリーアドレスでそうした環境下から逃げることができるようになれば、それは働きやすくなり、やる気も出そうなものです。
会社最寄りの公共交通機関までの距離が短くなったのであれば、通勤時間が長くなってしまっていた社員にとっては通勤のしやすさが改善され、通いやすさに喜びを感じることでしょう。会社が属する業界のトップランナーが集うようなエリアへの移転ができたということであれば、自社の立ち位置が実感でき、さらに高みを目指そうと、仕事に一段と気持ちが入る社員もいるはずです。
コミュニケーションの活性化とイノベーションの創出
従来型の固定デスクでの勤務は、せっかく出社していても限られた人間とのコミュニケーションばかりで、偶発的な出会いとそれに伴うイノベーションの機会はほとんどありませんでした。しかしながら、ABWやフリーアドレスの導入、マグネットスペースやリフレッシュルームの設置などによって、コミュニケーションの活性化を重視する会社が増えています。
そうすることによって、今まで関わらなかった人のアイデアがかけ合わさって新たなサービス・商品の開発に繋がったり、別部署で似通った業務をそれぞれに行っていたことが判明し、効率化を図ることができたりなど、恩恵を受けられることが多いのです。
オフィス移転のデメリット
金銭的負担が少なくない
会社の規模が大きければ大きいほど、移転も大変になります。オフィスの設計・施工、引っ越し、家具・什器の買い直しや充足など、負担が大きくならざるを得ません。フリーレントなどを活用して、家賃の二重払い（移転前オフィスと移転後オフィス）が発生しないようにするなど、活用できる仕組みは活用して、なんとか費用を抑えたいところです。また、冒頭に述べたとおり、オフィスが必ずしも全員が通う必要のない場所とする前提であれば、床面積を縮小する移転も考えられます。
オフィス移転で失敗しないためのポイントは「目的の明確化」
オフィス移転の成功とは何か、失敗とは何か。これは難しい問題です。社員は皆が異なる考え方を持った人間ですので、オフィス移転による環境の変化が改善となる人もいれば、改悪となる人もいます。全員から100点を得ることは、おおよそ不可能です。しかし、平均点や中央値を高くすることはできます。
その上で、オフィス移転を成功させる大切なポイントは目的を明確にすることです。一人当たりの床面積を大きくしたいという目的なら、何人収容しなければいけないのか、出社しない人間はどれぐらいいるのかも考慮すると、全体面積は小さくなっても良いという結論になることもあり得ます。コミュニケーションを円滑にしたいとしても、同様にリフレッシュルームや多目的に使えるフリースペースなどを設けることができる可能性などが見えてきます。
目的は何であり、そのために必要なもの、そのために削減できるものを考えてみてください。それによって移転前のオフィスよりも多少の減点となってしまう部分が出てきてしまうとしても、全体的にプラス収支になることだけは大切にして、オフィス移転を計画したいものです。
まとめ
オフィス移転は、先述のとおり大きな負担を伴うことが多いため、移転計画を担当したことがあるような社員は、早々多くありません。何から考えたり、手をつけたりすれば良いのか、右も左もわからないという人がほとんどだと思います。それならオフィス移転や設計施工の専門家に依頼することも考えてみてはいかがでしょうか。
餅は餅屋という言葉もあるように、慣れない移転計画にリソースを割くよりも、専門家に任せる方が総合的には良い場合もあるでしょう。