オフィスのレイアウト変更によって、業務の効率性は高まります。オフィスレイアウトを変えることで、社員の精神的なリフレッシュ、働くモチベーションアップに好影響があるのです。しかし、初めてオフィスレイアウト変更を経験する総務等の担当者は、何から始めれば良いのかわからないのが正直なところでしょう。そこで、どのようにオフィスレイアウト変更をしたら良いのかまとめてみました。
効果的なレイアウト変更のために、いまのオフィスの課題をリスト化しよう
ポイント
・オフィス内に「使われていない」「面積を取りすぎ」な無駄なスペースがないか確認する
・将来を見越したレイアウト変更プランを考えるため、今後の人員増減、新規事業などの予定を洗い出す
オフィスレイアウトを変更は、実施に際して社員の協力、作業を止めたりすることでの事業への何らか影響が考えられるため、頻繁に実施することは現実的ではありませんし、それなりの労力を必要とします。だからこそ失敗は避けたいところ。そこで現在のオフィスレイアウトの問題点を洗い出すことをおすすめします。なぜなら問題を解決できてこそ、失敗は避けられるというものです。
たとえば、社員が増えたことで、床面積が足りなくなっている場合には、スペースの見直しが必要になります。一人当たりの作業スペースは狭すぎても、窮屈だったり、同僚の視線が気になったりして仕事に集中できなくなることもあります。コロナウイルスなどの感染症対策としても、改善の余地はありそうです。自社の状況に合ったスペースの使い方を考えるようにしましょう。
オフィスの課題を解決できるデスクレイアウトとは
部署や業務内容・職種に合わせてデスクレイアウトを決定します。オフィスが抱えている課題がわかれば、その課題を解決するために適したレイアウトを選択することができます。たかが机の配置と侮るなかれ、デスクレイアウトの種類もたくさんあり、それぞれにメリットがあります。
旧来から多く取り入れられてきた島型の「対向式レイアウト」や制度として、社員が背を向けあうような形で座る「背面型レイアウト」、他にも座席を固定しない「フリーアドレス式」のレイアウトなど、最も使い勝手の良いレイアウトはどれなのか、色々検討してみましょう。
デスクレイアウトについては下記記事で詳しく説明しています。
「ウィズコロナ、ニューノーマル時代のオフィス・デスクレイアウト」
https://column.spaceproduce.jp/article/newnomal-02
人の動線を考えた具体的な通路を設計
オフィス内は少なからず人の行き来があります。よく人が通る場所、そこまで人通りが多くない場所などさまざまだと思いますが、行き来しづらいのはストレスになります。基準寸法として一般的なのは、よく言われている標準的な通路は120センチほどです。人通りの多いメイン通路はできれば160センチ程度は確保したいところです。
120センチ幅のイメージとしては、すれ違う際に１人はまっすぐ歩けますが、対向者は気を使って横歩きして通るぐらいの空間です。これ以下の間隔では狭苦しく感じることもあるでしょう。「動線にどれくらいのスペースを確保すれば良いか」について正解はありませんが、そのオフィスで働く人の人数や事務所の広さを考慮して設計すると良いでしょう。
今のオフィスレイアウトの正解が、将来のオフィスレイアウトの正解とは限らない
オフィスレイアウトを変更した後も、社員の「使いやすさ」を継続してモニタリングする必要があります。なぜなら、オフィスレイアウトの変更にゴールはないからです。レイアウト変更をして、その時の問題点が解決できても、別の問題が生まれてくることは往々にしてあることです。
また、仕事内容やオフィスの構造、座席の位置など、さまざまな条件によっても感じ方は異なってきます。会社の人員増加、入社・退職などによる人の入れ替わり、そうしたいくつもの要素で、使いづらさも変わっていくことを思えば、定期的に社員の声を吸い上げる必要があることは自明の理であると言えるのです。
それらの声を実際にアンケートを取ったりして集め、さらに改善を積み重ねていくことで、オフィスの利便性は担保されるのです。そうした思いやりは、返報性として社員の働きにも好影響をもたらし、業績・売上の好転、会社としての理想的な循環を生み出せる可能性もあるでしょう。
レイアウト変更の時の注意点 オフィス家具は大きいものから移動させる
大きいオフィス家具ほど重たいので移動させるのが大変。ですが、オフィスレイアウトの変更を行うにあたり陥りがちなミスとも言えます。後から移動させる際、置くはずだったスペースにうまく入らなかったり、通路をうまく通らなかったり、せっかく進めてきたレイアウト変更をやり直しせざるをえなくなることもあるからです。
後から動かすものが小さければ、あとからの変更の振れ幅も小さくて済みます。ですから、自社でオフィスレイアウト変更の実作業を行うのであれば、大きいものを先に動かすことを意識して取り組んでください。
オフィスレイアウト変更を専門業者に依頼することも検討
オフィスは会社の状況によって変化します。移転やレイアウト変更など、さまざまななフェーズで変更を余儀なくされますが、失敗はしたくないもの。それならばプロに依頼するのも1つの手段です。その場合、内装工事なども含めてお願いできるので、より満足度の高いレイアウト変更が実現できる可能性は高いでしょう。
実績のある業者であれば、施工スケジュールなども明確にわかりますし、何より、ここまでに述べたような悩みを解決できるような提案も受けられますので、オフィスレイアウト変更の失敗を回避できる可能性が高まります。実績豊富な業者にお願いする方が、リスクはより低くなるはずです。
まとめ
感染症対策やそれに伴う働き方の変化、オフィスへの復帰の流れ。働く環境が目まぐるしく移り変わらざるえない世の中になったからこそ、オフィスレイアウト変更の重要性も高まっていると言えます。改めて、自社のオフィスの利用状況を見直してみてはいかがでしょうか。