中小企業の経営層の皆様、従業員のメンタルヘルスと生産性を向上させるために、活動ベースのオフィスレイアウトをどのように実現できるか、その具体的な手法を株式会社SPACE PRODUCEが解説します。
1：活動ベースの職場設計のメリット
従業員の作業スタイルやニーズに合わせた柔軟な環境を実現できる
固定席制のオフィスでは、従業員は自分の席でしか仕事をすることができません。そのため、集中したいときには集中できない、協働したいときには協働できないなどの課題があります。
一方、活動ベースのオフィスでは、従業員はその時々の作業に最適な環境を選ぶことができます。例えば、集中したいときには集中ブース、協働したいときにはオープンスペース、創造的な仕事に取り組みたいときにはカフェスペースなど、さまざまな環境を用意することで、従業員の作業効率や生産性を向上させることができます。
作業効率や生産性の向上が期待できる
活動ベースのオフィスでは、従業員は自分の作業スタイルやニーズに合わせて環境を選ぶことができるため、より効率的に仕事に取り組むことができます。
例えば、集中したいときには集中ブースを利用することで、周囲の雑音や視線から遮断され、集中して仕事に取り組むことができます。また、協働したいときにはオープンスペースを利用することで、他の従業員とコミュニケーションを取りながら、効率的に仕事を進めることができます。
従業員のモチベーションや満足度の向上につながる
活動ベースのオフィスでは、従業員は自分の好きな場所で仕事をすることができるため、仕事に対するモチベーションや満足度を高めることができます。
また、活動ベースのオフィスでは、従業員同士のコミュニケーションが活発になり、チームワークや一体感が高まることにもつながります。
メンタルヘルスの改善に寄与する
活動ベースのオフィスでは、従業員は自分の作業スタイルやニーズに合わせて環境を選ぶことができるため、ストレスや疲労を軽減し、メンタルヘルスの改善につながります。
例えば、集中したいときには集中ブースを利用することで、周囲の雑音や視線から遮断され、リラックスして仕事に取り組むことができます。また、リフレッシュスペースを充実させることで、仕事の合間にリフレッシュし、心身ともに健康な状態を保つことができます。
2：活動ベースの職場設計の進め方
活動ベースの職場設計を実現するためには、以下の5つのステップを踏む必要があります。
目的や目標を明確にする
まずは、活動ベースの職場設計を導入する目的や目標を明確にしましょう。例えば、生産性の向上や従業員満足度の向上など、具体的な目標を設定することが大切です。
現状の課題を把握する
次に、現状のオフィス環境の課題を把握しましょう。例えば、集中できない、協働しにくい、リフレッシュスペースが少ないなど、具体的な課題を洗い出しましょう。
具体的な施策を立案する
現状の課題を踏まえて、具体的な施策を立案しましょう。例えば、フリーアドレス制の導入、オープンスペースの活用、集中ブースの設置、リフレッシュスペースの充実など、さまざまな施策を検討しましょう。
従業員の意見を反映する
活動ベースの職場設計は、従業員の意見を反映することが大切です。従業員のニーズや要望を把握し、それらを反映した設計を行うことで、従業員の満足度を高めることができます。
実行と評価を行う
施策を実行した後は、その効果を評価しましょう。例えば、生産性や従業員満足度などの指標を測定し、効果を検証しましょう。
3：活動ベースの職場設計の具体的な手法
活動ベースの職場設計を実現するための具体的な手法には、以下のようなものが挙げられます。
フリーアドレス制の導入
フリーアドレス制とは、固定席を持たず、自由に席を選んで仕事をするスタイルです。従業員はその時々の作業スタイルやニーズに合わせて席を選ぶことができます。
フリーアドレス制を導入することで、従業員は集中したいときには集中ブース、協働したいときにはオープンスペース、創造的な仕事に取り組みたいときにはカフェスペースなど、さまざまな環境を選ぶことができます。また、従業員同士のコミュニケーションが活発になるというメリットもあります。
ただし、フリーアドレス制には、従業員同士のコミュニケーションが希薄になる、個人情報の管理が難しいなどのデメリットもあります。導入する際には、これらのデメリットを踏まえた対策を講じることが大切です。
オープンスペースの活用
オープンスペースとは、仕切りのない広い空間です。従業員は自由に移動しながら、他の従業員とコミュニケーションを取りながら仕事をすることができます。
オープンスペースを活用することで、従業員同士のコミュニケーションが活発になり、チームワークや一体感が高まるというメリットがあります。また、アイデアや創造性を刺激する環境を創出することができます。
ただし、オープンスペースは雑音が多く、集中が難しいというデメリットもあります。導入する際には、集中ブースなどの静かなスペースも併設することが大切です。
集中ブースの設置
集中ブースとは、周囲の雑音や視線から遮断された、集中して作業できるスペースです。
集中ブースを設置することで、従業員は集中したいときには集中ブースを利用し、周囲の雑音や視線を気にすることなく、集中して仕事に取り組むことができます。
リフレッシュスペースの充実
リフレッシュスペースとは、仕事の合間にリフレッシュできるスペースです。
リフレッシュスペースを充実させることで、従業員は仕事の合間にリフレッシュし、心身ともに健康な状態を保つことができます。
4：活動ベースの職場設計のポイント
活動ベースの職場設計を成功させるためには、以下のポイントを押さえることが大切です。
従業員の意見を尊重する
活動ベースの職場設計は、従業員の意見を反映することが大切です。従業員のニーズや要望を把握し、それらを反映した設計を行うことで、従業員の満足度を高めることができます。
予算やスペースの制約を考慮する
活動ベースの職場設計には、一定の予算やスペースが必要となります。予算やスペースの制約を考慮した上で、具体的な施策を検討することが大切です。
計画的に実行する
活動ベースの職場設計は、短期間で実現するものではありません。計画的に実行し、従業員の理解と協力を得ながら、段階的に進めていくことが大切です。
まとめ
活動ベースの職場設計は、中小企業において従業員のメンタルヘルスと生産性を同時に高める有効な手段です。適切に計画し、実行することで、従業員が心身ともに健康で、生産的な職場環境を実現できます。
具体的な施策を検討する際には、従業員の意見を尊重し、予算やスペースの制約を考慮しながら、計画的に実行することが大切です。