来客の多い会社のオフィスなら、エントランスにもこだわりたいところです。また、社内に踏み入れば、企業のカラーや理念の浸透が現れている会社とこそ一緒に仕事をしたい、サービスを利用したい、などと思ってもらえるのではないでしょうか。そんなオフィスになるために意識したいポイントについて解説します。
エントランスデザインに理念やビジョン、バリューを表現
エントランスは、社内外への訴求力の大きなスペースになります。会社のロゴをはじめ、コーポレートカラーや理念、ビジョン、バリューなど、自社の存在意義を表現することで、お客様に会社を理解してもらえます。むしろ、社員が迎えに行くまでの時間を、それらの情報を感じてもらうための時間としてもらうと、そのあとに控えている打合せもスムーズかもしれません。
また、正しくデザインされたエントランスであれば、従業員の行動指針ともなるでしょう。社員に企業のカラーが自然と刷り込まれていくのは言うまでもありません。加えて、「かっこいい」「おしゃれ」など、デザイン性に優れていれば、働くことに誇りや意義を感じるのではないでしょうか。
ロッカーやバックヤード、クロークなどの充実
来社したお客様には、綺麗なオフィスを見てもらいたいものだと思います。お客様が会社の深部まで立ち入ることは少ないとは言え、仮にワークスペースが目に入るような場合、机の上が散らかっていたら、あまり良い印象は持たれないでしょう。そこで個人用ロッカーなどを社員に用意することで、机の上に物を放置しない（ルール作りも大切です）ようにすることができます。床にバッグを置いたりすることも少なくなるでしょう。
また、冬場などは座席の椅子にコートなどをかけるケースも見られますが、それもクロークを用意して、出社時などに掛けるように徹底すれば、すっきりとして統一感もあり、社員も社内移動で邪魔を感じることなく過ごすことができるようになります。
メインエントランス以外の出入り口の設置
冒頭に述べたエントランスの重要性とやや相反しますが、来客を迎える際のブランディングなどを意識するのであれば、従業員が主に利用する出入り口があっても良いでしょう。特に、デザインされたエントランスに多くの人が行き交っているよりも、少ない方が、「来客だけのためのこだわり」が演出できます。
また、昨今の感染症対策としても、社外と社内の人間の接触は少ない方が、感染リスクとその蔓延の抑止の観点からも望ましいと考えられます。
エントランス付近に設置された打合せスペース
情報漏洩の観点からも、来客を会社の深部や社員の働くスペースに簡単に近づけるべきではありません。お客様を迎えて打合せする機会も少なくないと思いますが、そうしたときに上記を満たさないレイアウトになっていると、危険と隣り合わせになってしまいます。来客としても、万が一の時に、そんな疑念の目を向けられたくはないはずです。ですから、エントランスから近しく、ワークスペースなどに入り込まない位置に、来客を迎えての会議室やミーティングスペースがあることが望まれます。
受付システムで来客がダイレクトに約束相手とコンタクト
お客様の来社時のあるあるとして、総務などの受付担当者に内線で約束相手のことをうまく伝えられないというケース。しかし、最新のシステムでは社内のチャットツールなどと連携して、来客が来訪した際の呼び出しが、ダイレクトに約束者に通知されるようになっているものもあります。そうしたツールを活用することで、来客を困らせることもなくなりますし、社内のリソースを使わずに済みますから積極的に取り入れたいところです。
来客用のドリンクにもオリジナリティを
もはや既に実施している会社も少なくありませんが、会社のオリジナルのペットボトルデザインが施された水などの飲料を提供するのも良いでしょう。ラベルには自社のアイデンティティを表現できるというメリットがあります。また、来客としても感染症の懸念から、未開封の飲料を出される方が安心して口にすることができるということもあるでしょう。
まとめ
来客を迎えるにあたって、さまざまなおもてなしの手段があります。ここに取り上げたのは、その一部にすぎません。オフィスデザインは単に見た目だけの話ではなく、ここに挙げたような機能もデザインされている必要があります。オフィス移転や新設の際は、こうした観点でレイアウト、ゾーニングを行うと良いでしょう。プロに相談するというのも、リソースを考えれば選択肢の1つだと思います。